Smartsheet管理者機能（ユーザー自動プロビジョニング編）

はじめに

Smartsheetのユーザー自動プロビジョニング (UAP) は、認証済みドメインに属するユーザーを、Smartsheetアカウントに自動的に追加する機能です。これにより、手動でのユーザー作成やアカウントへの追加が不要になり、管理者の負担を軽減できます。

ユーザー自動プロビジョニングを有効にすると、認証済みドメインに属する新しいユーザーが Smartsheet にログインすると、そのユーザーはアカウントのユーザーリストに自動的に追加されます。

ユーザー自動プロビジョニングの利点

ユーザー自動プロビジョニングを使用すると、以下の利点があります。

管理者の負担軽減：手動でのユーザー作成やアカウントへの追加が不要になるため、管理者の負担を軽減できます。
セキュリティの強化：ユーザーが常に認証済みドメインに属していることが保証されるため、セキュリティを強化できます。
コンプライアンスの向上：ユーザーデータが常に最新の状態に保たれるため、コンプライアンス要件を満たしやすくなります。
コストの削減：ID管理システムとSmartsheetの間でユーザー情報を同期する手動のプロセスを自動化できるため、コストを削減できます。

指定可能な自動プロビジョニング動作

指定可能なプロビジョニング動作は以下になります。

動作項目	説明
Off	自動プロビジョニングを無効化します。
On:Add as free user	無料（ライセンスなし）ユーザーとして追加されます。
On:Add as licensed user	ライセンスユーザーとして追加されます。

ユーザー自動プロビジョニングの管理方法

(1)Admin Centerにログインします。

(2)左側のメニューから「設定＞自動プロビジョニング」をクリックします。

(3)検証済みのアクティブなドメインのリストは、こちらで確認できます。

(4)自動プロビジョニング動作を指定します。ユーザーを無料 (ライセンスなし) ユーザーまたはライセンスユーザーとして追加したり無効化するには、ドロップダウンオプションを使用します。

※ユーザー自動プロビジョニングを通じてプランに自動的に追加されたユーザーは、引き続きユーザー管理インターフェースから制御できます。

ユーザー自動プロビジョニングのベストプラクティス

Smartsheet のユーザー自動プロビジョニングを最大限に活用するには、以下のベストプラクティスを検討してください。

要件を定義する：ユーザー自動プロビジョニングを導入する前に、組織のニーズと要件を明確に定義してください。どのドメインを認証するか、どのようなユーザー属性を同期するか、どのようなアクセス許可を付与するかなどを決定する必要があります。
ID管理システムを準備する：ユーザー自動プロビジョニングを使用する前に、ID 管理システムがSCIM(System for Cross-domain Identity Management)をサポートしていることを確認してください。また、ID管理システムでユーザー自動プロビジョニングのために必要なユーザーと属性を作成する必要があります。
テスト環境を構築する：ユーザー自動プロビジョニングを本番環境に導入する前に、テスト環境で設定と動作を検証することをお勧めします。
段階的に導入する：最初からすべてのドメインでユーザー自動プロビジョニングを有効にするのではなく、段階的に導入することをお勧めします。これにより、問題が発生した場合に影響範囲を限定することができます。
ユーザーに通知する：ユーザー自動プロビジョニングを導入する前に、影響を受けるユーザーに通知し、変更内容を説明する必要があります。
設定を定期的に確認する：組織のニーズが変化するにつれて、ユーザー自動プロビジョニングの設定を定期的に確認して更新する必要があります。
ユーザーからのフィードバックを収集する：ユーザーからのフィードバックを収集し、ユーザー自動プロビジョニングのエクスペリエンスを向上させるために使用します。

ユーザー自動プロビジョニングの注意点

ユーザー自動プロビジョニングは、Enterpriseプランでご利用いただける機能です。
ユーザー自動プロビジョニングを有効にすると、すべての認証済みドメインに属するユーザーがSmartsheet アカウントに自動的に追加されます。

まとめ

Smartsheetのユーザー自動プロビジョニングは、ユーザーの追加を自動化し、管理者の負担を軽減できる便利な機能です。組織が数百人以上のユーザーを抱えている場合、ユーザーの追加が頻繁に行われる場合、または組織がID管理システムを使用している場合は、ユーザー自動プロビジョニングの導入を検討することをお勧めします。

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