Smartsheetのフォーム機能で情報を収集する方法
Smartsheetのフォーム機能は使いやすく、作成されたデータは様々な用途に使用できます。ウェビナーの登録、顧客からのフィードバック、社内チケット システム、経営陣からの承認要求など、さまざまな目的でデータを送信または収集するのに非常に便利です。この記事では、Smartsheetのフォーム機能とは何か、また、具体的な設定方法について説明しています。
前提条件
フォームの作成と編集を行うにはSmartsheetライセンスを持ちシートの所有者および管理者の権限が必要となります。
フォームの作成
まず、フォームを追加したいシートを開きます。次にメニュータブの「フォーム」を選択し、「フォームの作成…」をクリックします。
フォームビルダー
フォームビルダーが開きますので、フォームに必要な各種設定を行います。
デフォルトではシートのカラムと同じ項目がフィールドとして設定されます。（数式を含むカラムやシステムで生成されたカラムは例外的にフォームビルダーに表示されません。）
まずは「タイトル」と「説明」を変更していきます。デフォルトのタイトルはシートのタイトルがそのまま表示されるため、ここでは「お客様お問い合わせフォーム」に変更し、説明文も追加していきます。
タイトルの部分を選択すると右側に「フォームタイトル」が表示されますので、「タイトル」と「説明」を入力します。
フィールド設定
次に必要なフィールドを追加したり、不要なフィールドを削除したり、あるいは順番を入れ替えたりしていきます。
新しいフィールドを追加するには「+新しいフィールド」をクリックし、表示されるダイアログで「名前」と「フィールドタイプ」を指定し「OK」をクリックします。
設定したフィールドが左側のメニューに表示されますので、ドラッグ・アンド・ドロップでフォームの配置したい場所に追加します。
今回のケースでは「お名前」は入力必須としたいため、フィールド設定で「必須」をオンにしています。
それ以外では以下のよう設定も可能ですので、必要に応じて利用してください。
- 非表示：フィールドを非表示にします。
- 検証：入力値を検証します。（数値のみなど）
- 表示形式：シングルラインかマルチラインかを指定出来ます。
ロジック設定
ロジック設定を使用すると、入力した内容に基づいて特定フィールドを表示することが出来ますので、必要な質問にのみに答えてもらうよう最適化することが出来ます。
今回は「お問い合わせ種別」をフィールドタイプ「ドロップダウンリスト」で設定し「製品に関するお問い合わせ」「その他のお問い合わせ」を選択出来るようにし「製品に関するお問い合わせ」の場合には「製品名」を表示します。
「お問い合わせ種別」のフィールド設定＞ロジックで「ロジックの追加」をクリックします。
「お問い合わせ種別」が「製品に関するお問い合わせ」の場合に「製品名」を表示するように設定します。
フォームの表示
一通りフィールドの設定が完了したら、実際のフォームみてみましょう。
「保存」をクリックし変更内容の保存してから「フォームを開く」をクリックします。
以下のようにフォームが表示されることを確認できます。
ロゴ・背景の変更
フォームのロゴは上部に表示されているSmartsheetのロゴをクリックすることで変更出来ます。
また、左上の「背景」をクリックすることで変更出来ます。
その他の設定
その他の設定としては、以下のように「テーマとブランド」「セキュリティ」「フォーム送信後の動作」「エントリーの電子メールの送信」があります。必要に応じて設定してください。
それでは、最終的なフォームを見てみましょう。だいぶ見た目のカスタマイズが出来ることをご理解いただけたのではないでしょうか？
まとめ
この記事では、Smartsheetのフォーム機能を利用して新しいフォームを作成する方法、権限レベル、フォームビルダー、フィールド設定、ロジック設定、ロゴ・背景の設定などについて説明しました。今後は、手動でデータを収集する代わりに、Smartsheetのフォームを使用して、ビジネス全体の生産性を向上させてください。
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