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はじめに Smartsheetでは、数式と関数を使用して、単一のシート内または複数のシートを跨いで計算や参照を実行することができます。また記号やドロップダウンフィールドを自動化することもできます。本記事では数式と関数の基本的な使い方を紹介します。 権限レベル Smartsheetでは、シートのオーナーや管理者はシート全体を完全に制御でき、ロックされたフィールドとロックされていないフィールドの両方で数式の作成や編集が可能です。一方、編集者はロックされていないフィールドのみで数式を作成および編集することができます。ロックされたフィールドとは、保護されたセルであり、最初に保護を解除しなければ変更できません。 数式を設定可能なフィールドタイプ Smartsheetでは、以下のフィールドタイプで数式を設定できます。 文字列/数値フィールド 連絡先リストフィールド 日付フィールド ドロップダウンリストフィード チェックボックスフィールド 記号フィールド ％割り当てフィールド ただし、フィールドが依存関係やリソース管理に使用されている場合、ユーザーは数式を設定できません。 数式の設定が制限されたフィールドタイプ Smartsheetには、数式を設定できないフィールドがいくつかあります。 リソース管理で使用されている連絡先リストフィールド システムフィールド デフォルトカラム 「添付ファイル」「コメント」「行アクションインジケーター」 依存関係とリソース管理に使用されるフィールド 「開始日」「終了日」「期間」「先行タスク」「%完了」 Smartsheetで数式を作成する際には、これらの制限を念頭に置くことが重要です。これにより、エラーや予期しない結果を回避することができます。 演算子と関数 演算子 Smartsheetの数式では以下の演算子を使用出来ます。 演算子 説明 + 追加 – 減算 * 乗算 / 除算 ^ 指数 < より小さい > より大きい >= より大きいか等しい <= より小さいか等しい = 等しい <> 等しくない 関数 SmartsheetはSUM、AGV、IFなど様々な関数が使用出来ます。 使用可能な関数については、Smartsheet 関数リストを参照してください。 数式の設定方法…

はじめに Smartsheetのアラート・リマインダーを使用することは、時間を節約し、重要な情報が関係者に適時共有されることを保証する効果的な方法です。 本記事ではSmartsheetこのアラート・リマインダー機能を活用する方法について説明します。 アラート アラートは、シート内の重要な情報の変更や更新をリアルタイムで通知する反応型の方法です。これにより、新しい動向に迅速に対応し、タスクや責任を管理することができます。 リマインダー リマインダーは、シート内の重要なタスクについて自分自身や他の人にプロアクティブにリマインドする方法です。重要な日付や時間に対してタスク所有者に事前通知することで、急ぎの対応を避け、プロジェクトがスケジュール通りに進行することを確認できます。 シート全体に定期的なリマインダーを設定する あなたのチームはシートのアイテムを更新することにはかなり優れていますが、更新を行うことを忘れることがあります。また、プロジェクトが必要な日付に近づいているときには、アラートを受け取りたいと思っています。そこで 毎週金曜日に未完了タスクの担当者にリマインダーを通知するワークフローを作成していきます。 ワークフローはゼロから作成する方法とテンプレートギャラリーから選択して作成する方法がありますが、今回はテンプレートギャラリーを利用します。 自動化メニューの「テンプレートからワークフローを作成…」を選択します。 テンプレートの中から「特定の日付にユーザーにリマインダーを送信」を選択します。 リマインダーワークフローを選択したため、アクションパネルはすでに「ユーザーにアラート送信」が選択されています。なぜなら、誰かにアラートを送信することとリマインダーを設定することは同じアクションだからです。 ワークフローに名前を付けてトリガーを定義します。このワークフローは毎週金曜日に実行したいので、トリガーが「日付に達した場合」に設定されていることを確認した上で「1回実行」ドロップダウンから「カスタム」を選択します。 デフォルトはすでに「次の間隔で繰り返す」は1週間に設定されています。したがって、「繰り返しパターン」ドロップダウンから「金曜日」を選択するだけです。なお、このリマインダーを金曜日以外の別の曜日にも送信したい場合は、複数の曜日を選択できることも出来ます。 リマインダーを通知送する時間を指定します。ここでは17:00を選択します。なお、タイムゾーンはシートオーナーのタイムゾーンであることを知っておくことが重要です。 ワークフローの条件を1つ設定しましょう。条件パネルで、「フィールドを選択」から「ステータス」を選択し、「未開始」と「進行中」の値を設定します。 リマインダーの通知先を担当者に設定します。「特定のユーザーに送信」のドロップダウンから「セル内に含まれているの連絡先に送信」を選択して列を設定してください。 最後に保存をクリックし、ワークフローの作成は完了です。 注意点 設定した条件を満たすシート内のすべての行に対してワークフローが同時にトリガーされます。 日付のない行は、日付フィールドベースのワークフローに含まれません。 トリガーのタイムゾーンは、シートのオーナーのタイムゾーンと同じになります。 シートが空の場合、ワークフローをリマインダーを通知しません。 行レベルで一回のみのリマインダーを設定する シート内の特定の行に対し一度だけリマインダーを通知することも可能です。この場合は対象の行全体を選択後、右クリックで行のメニューを表示し「リマインダーの設定…」を選択します。 これにより「新しいリマインダー」ダイアログが開き、1回限りのリマインダーを設定できます。このウィンドウでは、この行に割り当てられたユーザーが、締め切り前にリマインダーを受け取るよう指定できます。これにより、締め切りが過ぎる前に必要なフィールドを更新することができます。 このリマインダーはシートに共有された人または任意の連絡先列に送信することができます。複数選択連絡先列がある場合、行レベルのリマインダーは、セル内のすべての名前に送信されます。 次に、必要な日付列を指定する必要があります。 「日付リンク」をクリックし、任意の日付列を選択するか、このアラートを送信する特定の日付を指定できます。 リマインダーが設定された行には、行アクション指示列にベルアイコンが表示されます。一度限りのリマインダーは繰り返しのないタスクに適していますが、チームがタスクを適切に更新するようにする必要があります。 まとめ アラートやリマインダーをワークフローで自動化することで、的確かつ正確な情報を受け取り、ユーザーがその情報を最新の状態に保つことができます。全体的にこれらの自動化を使用することで、エラーや遅延、締め切りの見落としなどのリスクを最小限に抑えながら、より速く効率的に作業することができます。 Implement DigitalではSmartsheet運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。

Smartsheetの会話機能とは？ Smartsheetの会話機能は、チーム内の重要なコミュニケーションをリアルタイムで管理・監視することができます。会話はSmartsheetの行、シート、ワークスペースのレベルで利用することができます。 ユーザーは、@（アットマーク）でメンションし、シート上で直接リアルタイムに返信、またはアプリケーションを切り替えることなくメールから返信することができます。 シートを共有している全員が、自分の仕事の流れの中で、コメントを追ったり、見たり、返信したりすることができます。 全員が同じ情報を参照することで、会話の生産性が向上し、チームの連携が保たれます。 必要な権限 シートにアクセス権限があれば、会話のコメントを表示または印刷することができます。 以下のアクションを実行するには、追加の権限レベルが必要です。 アクション 必要な権限 コメントの作成または返信 シートの所有者、管理者、編集者、またはコメント作成者のアクセス権が必要です。 コメントの編集または削除 自分が作成したコメントを削除することはできますが、すべてのコメントやコメントスレッドを削除できるのはシートの所有者と管理者だけです。 コメントの追加またはアクセス方法 シート、レポート、またはワークスペースのコメントにアクセスするには、右側にあるメニューから「会話」をクリックすると会話パネルを表示することができます。 シートレベルまたは行レベルのコメントにアクセスするには、以下の方法で会話パネルを表示します。 グリットビュー 対象の行を選択し、一番左の列で、「コメントを追加」または「コメント」アイコンを選択します。 カードビュー 対象のカードを選択し後、右クリックし「コメント…」を選択します。なお既にそのカードにコメントがある場合は、カードの下部にコメントアイコンが表示されます。 注意 レポートの会話パネルは、シートのコメントにアクセスする方法と同様となりまが、シートとは異なり、行レベルのコメントのみが表示されます。 「すべて」「シート」および「未読」のタブは非表示になっています。 会話パネル内の分類 会話パネルでは、シート内のコメントが次のカテゴリに分類されて表示されます。 行 シート すべて 未読 ワークスペースでコメントにアクセスする ワークスペースでは、「コメントの追加」または「コメントのサマリー リストを表示」を選択して、ワークスペース内のコメントにアクセスできます。 ここではワークスペースに関連するコメントのみが表示されます。 特定のシートのコメントを表示するには、そのシートを開く必要があります。 コメントに関するヒント コメントは、投稿または返信された日付に基づいて、会話ペインまたはコメントフォームに時系列で表示されます。 最新のコメントは、会話ペインまたはコメントフォームの一番下に表示されます。 コメントに返信すると、そのコメントと返信 (スレッド) が会話ペインやコメントフォームの最上部に表示されます。 スレッド内の返信は、古い返信から順に表示されます。つまり、最新の返信がスレッドの最後に表示されます。 新しいコメントが付いた行には、新しいコメントの通知が表示されます。 会話ペイン内のコメントは、以下の分類で表示されます。 分類 説明 行 特定の行に関するコメント シート シート全体に関するコメント すべて シートおよび行に関するすべてのコメント 未読 未読のコメント まとめ…

はじめに Smartsheetのセルリンクは、複数のシートからリアルタイムにデータを結合、共有したい場合に役立つ機能です。セルリンクを使用することで、1つまたは複数のソースシートから指定された値を読み取り専用形式でサマリーシートに抽出できます。セルがリンクされているため、ソースシートの情報が変更された場合、サマリーシートのデータが自動的に更新されます。 セルリンクは、異なるシートからデータをマージする場合に役立ちます。セルリンクの主な用途は、ロールアップシートの作成、クロスプロジェクトの日付依存関係の維持、または複数のシート全体でデータが最新であることを保証することです。ただし、リンク処理はデータが含まれるセル、または以前にデータが含まれていたセルにのみ適用されます。またシート全体、行、列をリンクすることはできません。 必要な権限 セルリンクを作成する場合、ソースシートを見るためには少なくとも閲覧者レベルの権限が必要であり、宛先シートに対しては編集者レベル以上の権限が必要です。 リンクタイプ セルリンクには２種類のリンクタイプがあります。 インバウンドリンク インバウンドリンクは、別のシートから値を参照する「リンク先リンク」であることを示します。 また、このような「リンク先リンク」を含むシートは「リンク先シート」ということになります。 インバウンドリンクは以下のようにセルの右側に青色の矢印が表示されます。 アウトバウンドリンク アウトバウンドリンクは。別のシートで値が参照されている「リンク元リンク」であることを示します。 また、このような「リンク元リンク」を含むシートは「リンク元シート」ということになります。 アウトバウンドリンクは複数のシートへリンクすることができ、セルの右側に灰色の矢印が表示されます。 インバウンドリンクの作成（リンク先シートから） リンク先シートからリンク元シート、セルを指定してインバウンドリンクを作成する手順を説明します。 セルを選択し、ツールバーの「セルリンク」をクリックします。 （右クリックで表示されるメニューから「別シートのセルをリンク…」で良いです。） 「別シートのセルをリンク」ダイアログが表示されますので、左側の「データソースの選択」でシートを選択します。 ダイアログの右側で参照するセルを選択し「リンクの作成」をクリックします。 リンク先シートにセルリンク作成されます。 インバウンドリンクの作成（リンク元シートから） リンク元シートから該当のセルを指定してインバウンドリンクを作成する手順を説明します。 複数のリンク先がある場合には、こちらの方法が効率的となります。 リンク元シートで該当のセルを選択し、右クリックもしくはショートカットで範囲をコピーします。 リンク先シートを開き、リンクを作成するセルを選択後、右クリックし「条件付き貼り付け…」をクリックします。 「条件付き貼り付け」ダイアログが表示されますので「コピーされたセルへのリンク」を選択後、「OK」をクリックします。 複数のリンク先シートがある場合は、(2)以降を繰り返します。 セルリンク作成に関するヒント インバウンドリンクを作成すると自動的にリンク元シートにアウトバウンドリンクが作成されます。 リンク先シートでリンクされたセルはリンク元シートと同じ順序で表示されます。 同じリンク元シートから最大500個のインバウンドリンクを作成できます。 リンク先シートでのインバウンドリンクの合計数は最大で20,000個となります。 セルリンクの編集と削除 シート所有者と、編集者または管理者の権限を持つ場合、セル リンクの編集と削除を行うことができます。 インバウンドリンク インバウンドリンクを編集する場合、該当セルをダブルクリックすると「別シートのセルをリンク」が表示されますので、新しいセルを選択します。 また、インバウンドリンクを削除する場合は、該当セルを右クリックし「リンクの削除」を選択します。（リンクは解除されますが、セルの値はそのまま残ります。） インバウンドリンクの編集と削除は複数のセルを選択することで同時に行うことができます。 アウトバウンドリンク アウトバウンドリンクの削除は1つずつ行う必要があります。 該当セルを選択します。 セルの上にカーソルを置くと、削除リンクが表示されます。 「削除」をクリックします。 リンクができないセルタイプ 添付ファイルまたはディスカッションカラムにはリンクを作成することができません。 プロジェクトまたはガントシートで依存関係が有効になっている場合、次の種類のセルでリンクを作成することはできません。 列の数式を持つセル 終了日 先行タスク 親ロールアップ（開始日、終了日、期間、完了率） 依存関係を持つ開始日 まとめ…