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Smartsheetの会話機能とは？ Smartsheetの会話機能は、チーム内の重要なコミュニケーションをリアルタイムで管理・監視することができます。会話はSmartsheetの行、シート、ワークスペースのレベルで利用することができます。 ユーザーは、@（アットマーク）でメンションし、シート上で直接リアルタイムに返信、またはアプリケーションを切り替えることなくメールから返信することができます。 シートを共有している全員が、自分の仕事の流れの中で、コメントを追ったり、見たり、返信したりすることができます。 全員が同じ情報を参照することで、会話の生産性が向上し、チームの連携が保たれます。 必要な権限 シートにアクセス権限があれば、会話のコメントを表示または印刷することができます。 以下のアクションを実行するには、追加の権限レベルが必要です。 アクション 必要な権限 コメントの作成または返信 シートの所有者、管理者、編集者、またはコメント作成者のアクセス権が必要です。 コメントの編集または削除 自分が作成したコメントを削除することはできますが、すべてのコメントやコメントスレッドを削除できるのはシートの所有者と管理者だけです。 コメントの追加またはアクセス方法 シート、レポート、またはワークスペースのコメントにアクセスするには、右側にあるメニューから「会話」をクリックすると会話パネルを表示することができます。 シートレベルまたは行レベルのコメントにアクセスするには、以下の方法で会話パネルを表示します。 グリットビュー 対象の行を選択し、一番左の列で、「コメントを追加」または「コメント」アイコンを選択します。 カードビュー 対象のカードを選択し後、右クリックし「コメント…」を選択します。なお既にそのカードにコメントがある場合は、カードの下部にコメントアイコンが表示されます。 注意 レポートの会話パネルは、シートのコメントにアクセスする方法と同様となりまが、シートとは異なり、行レベルのコメントのみが表示されます。 「すべて」「シート」および「未読」のタブは非表示になっています。 会話パネル内の分類 会話パネルでは、シート内のコメントが次のカテゴリに分類されて表示されます。 行 シート すべて 未読 ワークスペースでコメントにアクセスする ワークスペースでは、「コメントの追加」または「コメントのサマリー リストを表示」を選択して、ワークスペース内のコメントにアクセスできます。 ここではワークスペースに関連するコメントのみが表示されます。 特定のシートのコメントを表示するには、そのシートを開く必要があります。 コメントに関するヒント コメントは、投稿または返信された日付に基づいて、会話ペインまたはコメントフォームに時系列で表示されます。 最新のコメントは、会話ペインまたはコメントフォームの一番下に表示されます。 コメントに返信すると、そのコメントと返信 (スレッド) が会話ペインやコメントフォームの最上部に表示されます。 スレッド内の返信は、古い返信から順に表示されます。つまり、最新の返信がスレッドの最後に表示されます。 新しいコメントが付いた行には、新しいコメントの通知が表示されます。 会話ペイン内のコメントは、以下の分類で表示されます。 分類 説明 行 特定の行に関するコメント シート シート全体に関するコメント すべて シートおよび行に関するすべてのコメント 未読 未読のコメント まとめ…

はじめに Smartsheetのセルリンクは、複数のシートからリアルタイムにデータを結合、共有したい場合に役立つ機能です。セルリンクを使用することで、1つまたは複数のソースシートから指定された値を読み取り専用形式でサマリーシートに抽出できます。セルがリンクされているため、ソースシートの情報が変更された場合、サマリーシートのデータが自動的に更新されます。 セルリンクは、異なるシートからデータをマージする場合に役立ちます。セルリンクの主な用途は、ロールアップシートの作成、クロスプロジェクトの日付依存関係の維持、または複数のシート全体でデータが最新であることを保証することです。ただし、リンク処理はデータが含まれるセル、または以前にデータが含まれていたセルにのみ適用されます。またシート全体、行、列をリンクすることはできません。 必要な権限 セルリンクを作成する場合、ソースシートを見るためには少なくとも閲覧者レベルの権限が必要であり、宛先シートに対しては編集者レベル以上の権限が必要です。 リンクタイプ セルリンクには２種類のリンクタイプがあります。 インバウンドリンク インバウンドリンクは、別のシートから値を参照する「リンク先リンク」であることを示します。 また、このような「リンク先リンク」を含むシートは「リンク先シート」ということになります。 インバウンドリンクは以下のようにセルの右側に青色の矢印が表示されます。 アウトバウンドリンク アウトバウンドリンクは。別のシートで値が参照されている「リンク元リンク」であることを示します。 また、このような「リンク元リンク」を含むシートは「リンク元シート」ということになります。 アウトバウンドリンクは複数のシートへリンクすることができ、セルの右側に灰色の矢印が表示されます。 インバウンドリンクの作成（リンク先シートから） リンク先シートからリンク元シート、セルを指定してインバウンドリンクを作成する手順を説明します。 セルを選択し、ツールバーの「セルリンク」をクリックします。 （右クリックで表示されるメニューから「別シートのセルをリンク…」で良いです。） 「別シートのセルをリンク」ダイアログが表示されますので、左側の「データソースの選択」でシートを選択します。 ダイアログの右側で参照するセルを選択し「リンクの作成」をクリックします。 リンク先シートにセルリンク作成されます。 インバウンドリンクの作成（リンク元シートから） リンク元シートから該当のセルを指定してインバウンドリンクを作成する手順を説明します。 複数のリンク先がある場合には、こちらの方法が効率的となります。 リンク元シートで該当のセルを選択し、右クリックもしくはショートカットで範囲をコピーします。 リンク先シートを開き、リンクを作成するセルを選択後、右クリックし「条件付き貼り付け…」をクリックします。 「条件付き貼り付け」ダイアログが表示されますので「コピーされたセルへのリンク」を選択後、「OK」をクリックします。 複数のリンク先シートがある場合は、(2)以降を繰り返します。 セルリンク作成に関するヒント インバウンドリンクを作成すると自動的にリンク元シートにアウトバウンドリンクが作成されます。 リンク先シートでリンクされたセルはリンク元シートと同じ順序で表示されます。 同じリンク元シートから最大500個のインバウンドリンクを作成できます。 リンク先シートでのインバウンドリンクの合計数は最大で20,000個となります。 セルリンクの編集と削除 シート所有者と、編集者または管理者の権限を持つ場合、セル リンクの編集と削除を行うことができます。 インバウンドリンク インバウンドリンクを編集する場合、該当セルをダブルクリックすると「別シートのセルをリンク」が表示されますので、新しいセルを選択します。 また、インバウンドリンクを削除する場合は、該当セルを右クリックし「リンクの削除」を選択します。（リンクは解除されますが、セルの値はそのまま残ります。） インバウンドリンクの編集と削除は複数のセルを選択することで同時に行うことができます。 アウトバウンドリンク アウトバウンドリンクの削除は1つずつ行う必要があります。 該当セルを選択します。 セルの上にカーソルを置くと、削除リンクが表示されます。 「削除」をクリックします。 リンクができないセルタイプ 添付ファイルまたはディスカッションカラムにはリンクを作成することができません。 プロジェクトまたはガントシートで依存関係が有効になっている場合、次の種類のセルでリンクを作成することはできません。 列の数式を持つセル 終了日 先行タスク 親ロールアップ（開始日、終了日、期間、完了率） 依存関係を持つ開始日 まとめ…

はじめに Smartsheetでデータを整理して表示するには、並び替えとフィルターの２つの機能を使用します。 並び替え機能は、シート全体または一部を昇順または降順に並び替えることが出来る機能です。例えば列内の最大値や最小値をすばやく見つけたい場合に便利です。ただし、一度保存すると元に戻すことはできません。 一方、フィルター機能は、特定の条件に基づいて情報を表示または非表示にすることができる機能です。フィルターを保存し、他のユーザーにそのフィルターを共有することも可能です。 並べ替えとフィルターは同時に使用することはできませんので、両方の機能を把握した上で事前にどちらが最適かを検討しておくと良いでしょう。 Smartsheetの並び替え機能 Smartsheetの並び替え機能は、シート全体または一部を昇順または降順に並び替えることが出来る機能です。データを並べ替える場合、以下の2つの方法があります。 シート内のすべての行を並び替え シート内の選択した行を並び替え シート内のすべての行を並び替え シート内の任意の列ヘッダーを右クリックし「行の並び替え…」を選択します。 並び替えダイアログが表示されますので、希望する列を指定し「OK」をクリックします。 選択範囲の行のみを並び替え 対象の行を選択します。 選択した行で右クリックし「行の並び替え…」を選択します。 並び替えダイアログが表示されますので、希望する列を指定し「OK」をクリックします。 並び替えの注意点 並べ替えは、シートの既存の行に対してのみ実行されます。 新しい行が追加された場合は、再度並べ替える必要があります。 並び替えを実施後にシートを保存すると、元に戻すことはできません。（再度並び替えを実施する必要があります。）このため、 想定通りの順序で並べ替えされていることを確認した上でシートを保存するようにしてください。 シートにフィルターが適用されている場合、並べ替えを実施することはできません。 事前にフィルターが適用されていないことを確認してください。 子アイテムがある場合、子アイテムは並べ替えられますが、親行の下からは移動しません。 同様に親子関係が維持されたまま並べ替えられます。 (親行の下に子アイテムがある状態) Smartsheetのフィルター機能 Smartsheetのフィルター機能は、特定の条件に基づいて情報を表示または非表示にすることができる機能です。 「無題のフィルター」と「有題のフィルター」 フィルターには「無題のフィルター」と「有題のフィルター」があります。 「無題のフィルター」はシートにアクセス出来るユーザーであれば誰でも作成し使用することができますが、シートに保存することはできません。また複数の無題のフィルターを作成することもきません。 一方、「有題のフィルター」はシートに編集者以上の権限があるユーザーであれば作成可能で、保存して後で利用することもできます。また複数作成したり他のユーザーに共有することも可能です。 以下に各操作の権限別実行可不可をまとめています。 操作 閲覧者 編集者 所有者または管理者 「無題のフィルター」の作成 ○ ○ ○ 作成したフィルターの適用 ○ ○ ○ 「有題のフィルター」の作成 ✕ ○ ○ シートの全共同作業者に共有すべきフィルターを指定 ✕ ✕ ○ フィルターの作成と適用 「無題のフィルター」の作成方法 ツールバーの「フィルター」をクリックします。…

はじめに Smartsheetの自動承認リクエストは、タスクやプロジェクトを進行する上で承認が必要なケースで自動的にリクエストを行う機能です。また承認者はリクエスターからの依頼内容を確認し承認・却下を行いますが、そのときに結果をリクエスターに通知することも出来ますのでワークフローをスムーズに進行することが出来ます。 タスクやプロジェクトの承認を得るために、単一のオートメーションを使用することも、カスタマイズして他のオートメーションと統合し、体系的なワークフローを構築することも可能です。 さらにモバイルアプリからも承認リクエストを行うことができますので、時間の節約、エラーの減少、承認プロセスのスピードアップを図ることができます。 ワークフローの設定方法 まずワークフローを設定するシートの概要について説明します。 リクエスターは「リクエスト内容」「リクエスト詳細」「リクエスター」「承認者」を記入した後に「リクエスト送信」のチェックをオンにします。すると承認者に承認リクエストの通知が自動的に実行されます。承認者はリクエスト内容を確認し「承認ステータス」で「承認済み」または「却下済み」を選択します。その後リクエスターに承認ステータスが通知されるという仕組みになっています。 それではこのシートにワークフローを設定していきましょう。 1.「自動化」＞「ゼロからワークフローを作成…」をクリックします。 2. ワークフローの名称を入力し、トリガーで以下を設定します。 次の場合：「リクエスト送信」次に変更：「オン」 これによりリクエスターが「リクエスト送信」をオンにしたときに次に指定するアクションが実行されます。 3.「アクションを選択」で「承認をリクエスト」を選択します。 4.「承認をリクエスト」で以下を設定します。 「セルに含まれている連絡先に送信」「承認者」 これにより承認リクエストが指定された承認者に通知されます。 「次の場所に回答を保存」「承認ステータス」 これにより「承認ステータス」に承認者の回答が保存されます。 5. 承認された場合のアクションを追加します。 「承認された場合」＞「アクションの追加」をクリックします。 6.「アクションを選択」で「ユーザーにアラート送信」を選択します。 7.「ユーザーにアラート送信」で以下を設定します。 「セルに含まれている連絡先に送信」「リクエスター」 これにより承認されたときにリクエスターに通知されます。 8. 却下された場合のアクションを追加します。 「却下された場合」＞「アクションの追加」をクリックします。 9. 「アクションを選択」で「ユーザーにアラート送信」を選択します。 10.「ユーザーにアラート送信」で以下を設定します。 「セルに含まれている連絡先に送信」「リクエスター」 これにより却下されたときにリクエスターに通知されます。 11. 最後に「保存」をクリックしてワークフローの設定は完了です。 注意事項 複数のワークフローで承認欄や値が再利用されている場合、重複してアラートが表示されることがあります。 自動化を経由したことに気づかず、手動でシートの承認ステータスを変更した場合、ワークフローが思い通りに動作しなくなる可能性があります。理想的には、ソースシートの承認状況カラムをロックするか、承認が必要な人以外と直接シートを共有しないようにすることです。 まとめ 今回はSmartsheetの自動承認リクエストを利用したワークフローを紹介しました。是非活用いただきビジネス全体の生産性を向上させてください。 Implement DigitalではSmartsheet運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。